Evite errores costosos | Artículo Periódico El Nuevo Día

El CPA Víctor Aledo tuvo la oportunidad de ser entrevistado por Marie Custodio Collazo. La señora Custodia es periodista para el Nuevo Día y el domingo pasado publicó este artículo en la sección de Negocios del periódico antes mencionado.

Esperamos este artículo le sea de ayuda en esta época de planillas.

Evite errores costosos

Por: Marie Custodio Collazo

Ya sea que sea que decida llenar usted mismo la planilla de contribución sobre ingreso de su negocio o que la lleve a un contable o preparador calificado, hay detalles a los que debe estar atento para evitar errores que le cuesten penalidades.

Víctor Aledo, gerente senior de consultoría contributiva de la firma Scherrer Hernández & Co., destacó que olvidarse de llevar una contabilidad adecuada durante el año es la causa principal de los errores en las planillas de personas que trabajan por su cuenta o dueños de pequeños negocios.

El contable señaló que si está llenando el documento por su cuenta, no debe olvidar incluir todas las hojas informativas de retención, ya sea la W-2 o la 480.6B. Explicó que según el empleador envía los datos al contribuyente, también los reporta al Departamento de Hacienda, por lo que si no están todas las hojas junto a la planilla, la agencia podría eliminar la retención si no se corrige, y aparecería como que no pagó por lo que usted estaría sujeto a intereses de 10% anual y recargos también de hasta 10%. Incluso, podría iniciar una investigación contributiva por no reportar todo el ingreso.

También apuntó que si subestima u obvia las contribuciones estimadas, que debe pagar cuatro veces al año, se arriesga a una penalidad de 10% del monto no pagado o 12% de la subestimación. Y si las pagó, mantenga la evidencia.

Mientras que si utiliza un profesional para preparar la planilla, es conveniente que tenga sus expedientes financieros al día. “No llegue con la caja de zapatos llena de recibos”, bromeó Aledo, y añadió que tampoco debe asumir que los estados de cuenta mensuales del banco son suficientes para detallar los gastos del negocio.

“El preparador va a trabajar con la información que le provea el cliente, y si no tiene una contabilidad organizada va a retrasar el proceso y le costará más”, recalcó.

Y el costo no será sólo el de llenar el documento, sino que al no tener archivos organizados el empresario hay mayor posibilidad que se clasifiquen mal o se omitan algunas partidas de gastos e ingresos, con lo que aumenta el riesgo de una investigación contributiva.

Aledo destacó que el preparador no puede distinguir entre los gastos personales y los del negocio, por lo que si el cliente llega con todos los recibos mezclados, podrían clasificarse de forma equivocada en la planilla. La consecuencia sería que ante una indagación, Hacienda podría imponer deficiencias por incumplimiento.

Sin embargo, el profesional mencionó que, a veces, el comerciante tiene la intención de llevar la contabilidad durante el año, pero le asigna la tarea a alguien con poco, o ningún, conocimiento sobre el tema.

“Si está mal para la planilla, también está mal para las representaciones a los bancos y no refleja la realidad financiera del negocio”, expresó el contador público autorizado.

Parece lógico, pero…

Aledo, quien durante tres años se desempeñó como secretario auxiliar de contribuciones en el Departamento de Hacienda, indicó que hay errores sencillos, que si no acarrean una penalidad, sí retrasan el procesamiento de la planilla.

Mencionó, por ejemplo, que es bastante frecuente que los contribuyentes olviden firmar las planillas, o incluir el número de seguro social propio o el número de identificación de la corporación. También alertó sobre los errores en las sumas por trasponer los números cuando los pasa de una página a otra.

En el caso de que esté utilizando un preparador, Aledo insistió en que el cliente debe seguir las instrucciones sobre la radicación, los pagos y algún otro detalle específico a su caso. “Si no se cumplen se arriesga a que se impongan intereses, recargos y penalidades por radicación tardía o por incumplir alguna condición especifica aplicable a su caso”, indicó.

Por su experiencia en Hacienda, Aledo enfatizó en que nunca debe pagar con un cheque sin fondos, pensando que la agencia se tardará en cobrarlo.

“Los cheques se cobran el mismo día, y más si es el 15 de abril”, puntualizó.

¿Como encontrar empleados calificados?

El éxito de cualquier negocio depende de la alta calidad del desempeño de sus empleados. Para saber que sus empleados van a destacarse en su trabajo, primero tiene que asegurarse de que está contratando empleados cualificados para su posición. ¿Cómo puede encontrar usted estos empleados? En On Point Accounting queremos que tengas todas las herramientas para que puedas seleccionar al mejor candidato para tu negocio. Son tus empleados los que te ayudarán a alcanzar el éxito. Para lograr tus objetivos, debes tener un equipo de trabajo dedicado, talentoso y responsable.

La mayoría de las pequeñas y medianas empresas, cuando tienen una posición abierta, lo primero que hacen es postear un anuncio en el periódico. Aunque este le va a asegurar recibir decenas de candidatos aplicando para la posición, va a generar la entrada de muchos resumes de personas no cualificadas. Lo primero que debe de preparar es un detalle de la descripción de deberes de esta posición y cuáles son los requisitos mínimos que está persona deberá tener. Una vez tenga esto, puede preparar un anuncio más detallado y cuando reciba los resumes puede saber lo que va a buscar específicamente en el documento.

Otras compañías optan por utilizar agencias de empleo. La ventaja es no tener que leer tantos resumes, la desventaja puede ser el costo. Notar sin embargo que hay agencias que no le cobran a las compañías gastos de contratación si acuerdan emplear a la persona a través de la agencia por los primeros tres meses. Esto no solo le da a usted la opción de salir de la persona si no llena los requisitos y remplazarla prontamente, sino que si decide contratar a la persona a tiempo completo/parcial, puede hacerlo y darle a la persona cuarenta y cinco días adicionales bajo período probatorio para asegurarse de que es el candidato adecuado para la posición.

Hoy en día muchas empresas optan por postear las posiciones abiertas en su empresa a través del Internet. Obviamente, nunca subestime conseguir el empleado cualificado a través de su red de contactos y amistades, o a través de sus propios empleados. Anuncia la posición, estos candidatos ya llegan a usted con recomendaciones.

Todo empresario tiene que estar dispuesto a ofrecer a sus empleados una recompensa equivalente a las cualificaciones de la persona, no espere conseguir un empleado altamente cualificado si no está dispuesto a pagar un salario adecuado. Sepa lo que está dispuesto a ofrecer primero pero esté dispuesto a negociar. Con la situación de nuestra economía, hay muchos candidatos cualificados que están desempleados que lo que buscan es un trabajo. Si la compensación que usted ofrece y ellos aceptan es una compensación mediocre, estas personas van a estar buscando moverse tan pronto puedan y usted va a perder no solo el empleado pero su tiempo y dinero también.

Hay personas que contratan a candidatos porque son simpáticos y les agradó tanto durante la entrevista. ¡Cuidado! Aunque la persona que usted contrata debe de ser una persona que usted se vea llevándose bien, lo importante es que se lleven trabajando juntos y que usted pueda confiar en su ejecución y desempeño. Siempre recuerde que el papel lo aguanta todo, así es que cuando decida entrevistar a sus candidatos, prepárese de antemano, lea bien el resume, sepa cuáles son las preguntas que deberá estar preguntando para asegurarse de que la persona que contrate sea la mejor para la posición.

Para conseguir empleados cualificados, debe de estar dispuesto a tomar el tiempo de encontrarlo y más importante saber cómo retenerlo.

Finalmente, si su compañía es una donde los empleados les agrada trabajar, candidatos cualificados van a estar buscándolo a usted.

¿Como seleccionar un contable? PARTE II

En el blog pasado, hablamos en detalle de los servicios provistos por un contador, los criterios a tener en cuenta a la hora de seleccionar un contable y donde podemos encontrar contables. Hoy entramos en detalle de cómo debe ser esa primera entrevista con un contable para tí. Recuerda, que este contable, deberá ser de tu entera confianza, por lo que te pedimos que estés bien atento a todo durante la entrevista inicial.

Entrevista Inicial

Según habíamos indicado, el proceso de selección de un contador es similar al proceso de selección de un empleado. Por lo cual, como parte fundamental del proceso de selección es necesario que se entreviste a varios posibles contadores antes de realizar la selección final.
Alguna de los temas fundamentales a discutir en dicha entrevista inicial con el contador deben ser los siguientes:

• Experiencia Profesional/Acreditaciones Profesionales
  
  ¿Posee experiencia en mi industria o negocio?, ¿Qué trabajos ha realizado dentro de mi industria o negocio?
  
  ¿Cuenta con al acreditaciones/licencias requeridas por el gobierno y/o asociaciones profesionales?
  
• Estructura de Negocios
  
  ¿Es una práctica individual o son varios contadores?, ¿Cuántos empleados posee la práctica/oficina de contabilidad?, ¿Cómo está estructurada su práctica/oficina de contabilidad (Ej: por áreas (auditoría, contribuciones, teneduría de libros))

• Relación contador-cliente
  
  ¿Cuántos clientes posee la práctica del contador?, ¿Tendré una persona contacto o varias personas contacto dentro de la práctica/oficina de contabilidad para contactar en caso de duda?, ¿Quiénes realizarán los servicios contratados, una o varias personas?

• Costos
  ¿Cúal es el costo de los servicios (ej: por hora, cantidad fija)?, ¿Cómo será el proceso de facturación (ej: quincenal, mensual)?

Recomendaciones Generales

· Entreviste a más de un contable.
· Pídale referencias (especialmente sobre experiencias en su línea de negocio) a su posible contador.
· Que el precio no sea el factor primordial al seleccionar su contador, que sea la confianza.
· ¡Pregunte, pregunte, pregunte!

¿Como Seleccionar un Contador? PARTE I

Hay relaciones comerciales que son estratégicas para el buen funcionamiento y crecimiento de nuestro negocio. Una de estas relaciones estratégicas es la relación que establezcamos con nuestro contador. En On Point Accounting entendemos que para el éxito rotundo de tu negocio, es imperante la contratación de un contable cualificado y competente. Esta persona será tu aliado en los tiempos buenos y más importante en tiempos difíciles.

On Point Accounting quiere compartir con ustedes los servicios provistos por un contador, los criterios a tener en cuenta a la hora de seleccionar un contable y donde podemos encontrar contables. En el próximo blog hablaremos de cómo debe ser esa primera entrevista con un contable.

¿Que servicios provee un Contable?

Los servicios provistos por nuestro contador, como lo son la preparación y mantenimiento de nuestros balances financieros; la preparación de estados financieros; la preparación, procesamiento, y cumplimiento de nuestras responsabilidades contributivas; y/o la preparación, revisión e implementación de nuestro plan de negocio, son vitales para la salud financiera corriente y futura de nuestra empresa.

Por lo cual, al momento de seleccionar nuestro contable debemos tomar en consideración el impacto que dicha relación tendrá para nuestro negocio. A fin de cuentas, el contador será una extensión de nuestro personal interno de contabilidad y a la vez nuestro asesor externo de mayor importancia.

Debido a la importancia de dicha relación, la selección de nuestro contable semejará el proceso de reclutamiento de un empleado. No obstante dicha similitud, ¿cómo comenzamos la búsqueda de nuestro contable?, ¿qué criterios debemos considerar a la hora de seleccionar un contable?

Criterios a considerar antes de comenzar la búsqueda

El principal criterio a considerar antes de comenzar el proceso de búsqueda y selección de nuestro contador es el alcance de los servicios a ser provistos por el contador a nuestro negocio:

• ¿Nos ayudará con la preparación y mantenimiento de nuestros balances financieros (“bookeeping”)?
• ¿Nos ayudará a preparar nuestros estados financieros?
• ¿Nos ayudará en la preparación, procesamiento y cumplimiento de nuestras responsabilidades contributivas?
• ¿En qué otras áreas de nuestro negocio (consultoría de negocios, consultoría contributiva) será necesario la ayuda de nuestro contador

¿En dónde buscamos?

Algunas de las alternativas para comenzar el proceso de búsqueda son las siguientes:

• Directorio telefónico/ Internet
  La mayoría de los contadores de su área anuncian los servicios que ofrecen a través del directorio telefónico local. Actualmente, muchos contadores poseen su propia página web anunciando sus servicios. Una de las ventajas de utilizar páginas web del contador como medio de búsqueda, es que dichas páginas le pueden proveer información detallada sobre la práctica y los servicios ofrecidos por dicho contador.
• Referencias Personales
  Nuestros amigos, familiares, empleados, socios, contactos en la industria, y/o consultores externos (ej: abogados) son una buena fuente a la hora de comenzar la búsqueda de nuestro contador. Una de las ventajas de dicho método de búsqueda, es la oportunidad de escuchar experiencias buenas o malas sobre los servicios que ofrece un contador particular.
• Asociaciones Profesionales
  Las asociaciones profesionales dentro de nuestra industria o negocio, son una fuente de referencia útil, especialmente si nuestro negocio se encuentra en una industria especializada que requiera conocimiento especial en dicha área. El Colegio de CPA’s de PR es un lugar excelente para comenzar la búsqueda.
• Asociaciones y/o Colegios de Contadores
  Generalmente cada región cuenta con una asociación local de contadores, la cual provee información contacto de sus miembros o colegiados.
  La búsqueda de un contador bajo dichas asociaciones y/o colegios de contadores, provee la ventaja de ofrecer referencias sobre las acreditaciones profesionales requeridas a sus miembros y/o colegiados.