miércoles, 26 de enero de 2011

¿Que son las planillas informativas?

Las planillas informativas son unas formas específicas para que los patronos reporten los pagos realizados a individuos o compañías por concepto de servicios profesionales, alquileres, mantenimiento, distribución de dividendos, etc. On Point Accounting explicará en este Blog los tipos de formas que existen y que aplican según los pagos que se hayas efectuado.

El periodo de las planillas informativas puede ser uno estresante si no se tiene a la mano la información necesaria para la preparación de las mismas. Y al igual que otras formas y planillas, tienen una fecha límite para ser radicadas. A continuación se detallan algunas medidas a tomar que pueden hacer que el proceso fluya eficientemente.

· Cree un formulario

Prepara un formulario que solicite la información necesaria para la preparación de las informativas, para que sea completado por aquellos prestando lo servicios. (Ej. Nombre, dirección postal, teléfono, seguro social o patronal.)

· Solicite el relevo del Departamento de Hacienda

Todo pago por concepto de servicios profesionales en exceso de $1,500 conlleva una retención fija de un 7% de contribución sobre ingreso. El Departamento de Hacienda otorga a individuos y compañías el relevo de la retención del 7%, siempre y cuando cumplan con los requisitos estipulados.

· Identifique correctamente los servicios

Muchos de los servicios prestados pueden incluir labor y materiales. Es importante poder identificar la cantidad correspondiente a labor, ya que los materiales no se incluyen en el total reportado en la informativa.

· Identifique a quien le aplica una informativa

Algunos programas de contabilidad permiten clasificar al individuo o compañía como candidato a quien le aplicaría una informativa. Esta clasificación facilita la preparación de los reportes que se utilizan para preparar las informativas.

Siguiendo las medidas arriba mencionadas se pueden prevenir errores y/o retrasos, al igual que las multas y penalidades asociadas a la radicación de las mismas. Para más información sobre informativas puede conectarse a la página del Departamento de Hacienda http://www.hacienda.gobierno.pr/. Tambien puedes llamar a On Point Accounting para mayor información y orientación al 787-724-2404. Recuerde, las planillas informativas vencen el próximo 28 de febrero de 2011.

viernes, 21 de enero de 2011

18 Common Work Email Mistakes

En On Point Accounting encontramos esta noticia en Yahoo muy interesante! Esperamos te sea de ayuda!

18 Common Work E-mail Mistakes

usnews
, On Tuesday January 18, 2011, 2:10 pm EST

Most of us rely on e-mail as one of our primary communication tools. And given the number of messages we send and receive, we do it with remarkable success.

But as with anything, the more e-mails we send, the more likely we are to screw one up. And simple e-mail mistakes can be disastrous. They can cost us a raise, promotion--even a job.

With a new year upon us, this is the perfect time to go through some of the worst e-mail mistakes employees make and how to avoid them.

1. Sending before you mean to. Enter the recipient's e-mail address only when your e-mail is ready to be sent. This helps reduce the risk of an embarrassing misfire, such as sending an important e-mail to the wrong person or e-mailing a half-written note.

[See 9 Little-Known Ways to Damage Your Reputation at Work.]

2. Forgetting the attachment. If your e-mail includes an attachment, upload the file to the e-mail beforecomposing it. This eliminates the embarrassing mistake of forgetting it before hitting "send," and having to send another e-mail saying you forgot to attach the document.

3. Expecting an instant response. Don't send an e-mail and show up at the recipient's desk 30 seconds later asking if they've received it. They did, and they'll answer at their convenience. That's the point of e-mail.

4. Forwarding useless e-mails. I've never seen a single e-mail forward at work that was beneficial. Whether it's a silly joke or a heartwarming charity, there's never a time to share an e-mail forward using your work e-mail.

5. Not reviewing all new messages before replying. When you return to the office after a week or more away, review all new e-mails before firing off responses. It might be hard to accept, but odds are, things did march on without you. Replying to something that was already handled by a co-worker creates extra communication, which can lead to confusion, errors, and at the very least, wasted time for everyone involved.

6. Omitting recipients when you "reply all." Unless there's an important reason to omit someone, don't arbitrarily leave people off the response if they were included on the original message.

7. Including your e-mail signature again and again. Nor do you need to include it at the end of an e-mail you send to your long-time co-worker who sits six feet away. If you have your e-mail program set to automatically generate a signature with each new message, take a second to delete it when communicating with someone who knows who you are. It's always wise to include your phone number, but the entire blurb with your title and mailing address is often nothing but clutter.

8. Composing the note too quickly. Don't be careless; write every e-mail as if it will be read at Saint Peter's Square during the blessing of a new Pope. Be respectful with your words and take pride in every communication.

9. Violating your company's e-mail policy. Many companies have aggressive spam filters in place that monitor "blue" language. From that famous four-letter word to simple terms, such as "job search," don't end up tripping the system by letting your guard down.

10. Failing to include basic greetings. Simple pleasantries do the trick. Say "hi" at the start of the message and "thanks" at the end. Be sure to use the recipient's name. Be polite yet brief with your courtesy.

11. E-mailing when you're angry. Don't do it. Ever. Recall buttons are far from a perfect science, and sending a business e-mail tainted by emotion is often a catastrophic mistake. It sounds cliche, but sleep on it. Save the message as a draft and see if you still want to send it the next morning.

[See Don't Make These Interview Mistakes.]

12. Underestimating the importance of the subject line. The subject line is your headline. Make it interesting, and you'll increase the odds of getting the recipient's attention. Our inboxes are cluttered; you need to be creative and direct to help the recipient cut through the noise. You should consistently use meaningful and descriptive subject lines. This will help your colleagues determine what you're writing about and build your "inbox street cred," which means important messages are more likely to be read.

13. Using incorrect subject lines. Change the subject line if you're changing the topic of conversation. Better yet, start a new e-mail thread.

14. Sending the wrong attachment. If you double-check an attachment immediately before sending and decide that you need to make changes, don't forget to update the source file. Making corrections to the version that's attached to the e-mail does not often work, and it can lead to different versions of the same doc floating around.

15. Not putting an e-mail in context. Even if you were talking to someone an hour ago about something, remind them in the e-mail why you're writing. In this multi-tasking world of ours, it's easy for even the sharpest minds to forget what's going on.

16. Using BCC too often. Use BCC (blind carbon copy) sparingly. Even though it's supposed to be a secret, it rarely is. Burn someone once, and they'll never trust you again. Likewise, forwarding e-mail is a great way todestroy your credibility. When people send you something, they aren't expecting you to pass it on to your co-workers. The e-mail might make its way back to the sender, who will see that their original message was shared. They might not call you out on it, but they'll make a mental note that you can't be trusted.

[For more career advice, visit U.S. News Careers, or find us on Facebook or Twitter.]

17. Relying too much on e-mail. News flash! No one is sitting around staring at their inbox waiting for your e-mail. If something is urgent, use another means of communication. A red "rush" exclamation point doesn't compare to getting up from your desk and conducting business in person.

18. Hitting "reply all" unintentionally. This is a biggie. And it's not just embarrassing; depending on what you wrote in that e-mail, it can ruin your relationship with a co-worker or even your boss. Take extra care whenever you respond so you don't hit this fatal button.

Now it's time to fess up: Are you guilty of any of these common work e-mail mistakes? Any you'd like to add to the list?

Andrew G. Rosen is the founder and editor of Jobacle.com, a career advice blog. He is also the author ofHow to Quit Your Job.

viernes, 14 de enero de 2011

Año Nuevo! Resoluciones Nuevas...una de ellas es RECONCILIAR TU CUENTA BANCARIA

¿Por qué es tan importante tener un buen control de tus cuentas bancarias? En los negocios es sumamente importante mantener control sobre el dinero y lo que está ocurriendo en la industria. La Reconciliación Bancaria es una herramienta de control que utilizan los negocios para poder monitorear el flujo de efectivo y tener una idea clara de cuánto dinero hay disponible. Es como tener un tipo de conversación con tu banco. En ella podemos asegurarnos de que los depósitos en el banco sean los mismo que tengamos registrados en nuestros libros, podemos saber si un cheque en especifico se cobro y si se cobro por la cantidad correcta o si se cobro algún cheque no autorizado. También podemos saber cuántos fueron los cargos bancarios de cada mes, intereses, balances de las líneas de crédito, etc. Esta herramienta a su vez permite identificar errores en las transacciones para así poder corregir nuestros registros o, si es necesario, hacer una reclamación al banco. Además, nos sirve para tomar decisiones que afectan las operaciones del negocio. Alguna de las preguntas que podemos contestar al realizar una reconciliación son:

· ¿Tengo suficiente dinero para pagar esa factura?

· ¿Hay algún cheque que aun no se ha cobrado?

· ¿Me sobra dinero para invertir y/o ahorrar?

· ¿Cuánto me cuesta tener la cuenta con ese banco? ¿Debo considerar cambiar de institución?

Estas y otras interrogantes pueden ser contestadas si tenemos un buen control de nuestro dinero. Las Reconciliaciones Bancarias se deben preparar mensualmente o al cierre de cada estado bancario y para hacerlas necesitamos tener en mano el estado bancario de cada mes y un sistema computarizado de contabilidad que contenga todas las transacciones de cheques y depósitos debidamente registradas.

En On Point Accounting, como parte de nuestros servicios, nos encargamos de realizar las Reconciliaciones Bancarias de todas tus cuentas de banco. Si desea obtener más información puede comunicarse con nosotros al (787) 724-2404.

lunes, 10 de enero de 2011

Feliz ano nuevo! La Auditoría Financiera

Que es una Auditoría? Por qué tengo que hacerlo en mi negocio? La auditoría es un examen sistemático de los libros y registros del negocio; con el fin de determinar o verificar los hechos relativos a las operaciones financieras y los resultados de éstas para poder informar sobre los mismos. ¿Te has preguntado si todas las pertenencias del negocio están donde deben estar?

La auditoría financiera mira el pasado, o sea, versa sobre las transacciones que ya se han efectuado. Por ejemplo: los informes de auditoría de estados financieros son medios para satisfacer a bancos, proveedores, accionistas, etc., a esta técnica le interesan los desperdicios, errores, fraudes pasados, etc., y se enfocan a la mera situación financiera.

On Point Accounting quiere que logres tu objetivo de echar adelante ese negocio. Por esa la auditoria debe ser parte integral del desarrollo del mismo. El objetivo de la auditoría es confirmar un estado de asuntos financieros, verificar que los principios de la contabilidad hayan sido aplicados en forma consistente y expresar una opinión acerca del manejo financiero.

La Auditoría Administrativa.

En términos generales, la auditoría administrativa le proporciona una evaluación cuantificada de la eficiencia, con la que cada unidad administrativa de la empresa desarrolla las diferentes etapas del proceso administrativo.

En otras palabras, les proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se está auditando, y señala el grado de efectividad con el que opera cada una de las funciones que la integran; por consecuencia, señala aquellas áreas cuyos problemas exigen una mayor atención por parte de la dirección de la empresa. Por ejemplo, las políticas inadecuadas en relación con la función de compras, pueden resultar en dificultades que no aparecen en el informe de auditoría financiera.

Este tipo de auditoría proporciona un panorama administrativo general de la empresa que se audita, señalando el grado de efectividad con que opera cada una de las funciones (compras, ventas, personal, etc.) que la integran. Es decir, asegura mejores resultados, ayudando a la dirección a lograr y mejorar la posición de la empresa.

Importante notar que:

· No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa.

· No controla los elementos esenciales de la administración, fuera de los fiscales.

· Se orienta más hacia el pasado que al futuro.

· Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa, ni de sus habilidades para hacer frente a una obligación contraída recientemente.

· No lleva a cabo un análisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes, procedimientos y operaciones de la empresa en comparación con los competidores),

· Carece de análisis de integración evaluando la eficiencia de la interacción funcional dentro de la empresa.

· Falta de análisis interpretativo relacionando importantes datos fiscales con decisiones recientes.