Evite errores costosos | Artículo Periódico El Nuevo Día

El CPA Víctor Aledo tuvo la oportunidad de ser entrevistado por Marie Custodio Collazo. La señora Custodia es periodista para el Nuevo Día y el domingo pasado publicó este artículo en la sección de Negocios del periódico antes mencionado.

Esperamos este artículo le sea de ayuda en esta época de planillas.

Evite errores costosos

Por: Marie Custodio Collazo

Ya sea que sea que decida llenar usted mismo la planilla de contribución sobre ingreso de su negocio o que la lleve a un contable o preparador calificado, hay detalles a los que debe estar atento para evitar errores que le cuesten penalidades.

Víctor Aledo, gerente senior de consultoría contributiva de la firma Scherrer Hernández & Co., destacó que olvidarse de llevar una contabilidad adecuada durante el año es la causa principal de los errores en las planillas de personas que trabajan por su cuenta o dueños de pequeños negocios.

El contable señaló que si está llenando el documento por su cuenta, no debe olvidar incluir todas las hojas informativas de retención, ya sea la W-2 o la 480.6B. Explicó que según el empleador envía los datos al contribuyente, también los reporta al Departamento de Hacienda, por lo que si no están todas las hojas junto a la planilla, la agencia podría eliminar la retención si no se corrige, y aparecería como que no pagó por lo que usted estaría sujeto a intereses de 10% anual y recargos también de hasta 10%. Incluso, podría iniciar una investigación contributiva por no reportar todo el ingreso.

También apuntó que si subestima u obvia las contribuciones estimadas, que debe pagar cuatro veces al año, se arriesga a una penalidad de 10% del monto no pagado o 12% de la subestimación. Y si las pagó, mantenga la evidencia.

Mientras que si utiliza un profesional para preparar la planilla, es conveniente que tenga sus expedientes financieros al día. “No llegue con la caja de zapatos llena de recibos”, bromeó Aledo, y añadió que tampoco debe asumir que los estados de cuenta mensuales del banco son suficientes para detallar los gastos del negocio.

“El preparador va a trabajar con la información que le provea el cliente, y si no tiene una contabilidad organizada va a retrasar el proceso y le costará más”, recalcó.

Y el costo no será sólo el de llenar el documento, sino que al no tener archivos organizados el empresario hay mayor posibilidad que se clasifiquen mal o se omitan algunas partidas de gastos e ingresos, con lo que aumenta el riesgo de una investigación contributiva.

Aledo destacó que el preparador no puede distinguir entre los gastos personales y los del negocio, por lo que si el cliente llega con todos los recibos mezclados, podrían clasificarse de forma equivocada en la planilla. La consecuencia sería que ante una indagación, Hacienda podría imponer deficiencias por incumplimiento.

Sin embargo, el profesional mencionó que, a veces, el comerciante tiene la intención de llevar la contabilidad durante el año, pero le asigna la tarea a alguien con poco, o ningún, conocimiento sobre el tema.

“Si está mal para la planilla, también está mal para las representaciones a los bancos y no refleja la realidad financiera del negocio”, expresó el contador público autorizado.

Parece lógico, pero…

Aledo, quien durante tres años se desempeñó como secretario auxiliar de contribuciones en el Departamento de Hacienda, indicó que hay errores sencillos, que si no acarrean una penalidad, sí retrasan el procesamiento de la planilla.

Mencionó, por ejemplo, que es bastante frecuente que los contribuyentes olviden firmar las planillas, o incluir el número de seguro social propio o el número de identificación de la corporación. También alertó sobre los errores en las sumas por trasponer los números cuando los pasa de una página a otra.

En el caso de que esté utilizando un preparador, Aledo insistió en que el cliente debe seguir las instrucciones sobre la radicación, los pagos y algún otro detalle específico a su caso. “Si no se cumplen se arriesga a que se impongan intereses, recargos y penalidades por radicación tardía o por incumplir alguna condición especifica aplicable a su caso”, indicó.

Por su experiencia en Hacienda, Aledo enfatizó en que nunca debe pagar con un cheque sin fondos, pensando que la agencia se tardará en cobrarlo.

“Los cheques se cobran el mismo día, y más si es el 15 de abril”, puntualizó.

¡En camino a abrir mi negocio!

Ya hice mi autoanálisis y tengo muchas de las cualidades para comenzar mi negocio propio. También ya escogí la mejor estructura legal para mi negocio. Ahora sí estoy listo. Pero… ¿por donde debo comenzar? ¿Cuál debe ser el siguiente paso? ¿Qué agencias de gobierno debo visitar y solicitar los permisos necesarios?

¿Te has hecho estas preguntas?

Todos estos detalles asustan principalmente porque los desconocemos. Además hemos escuchado en la calle que esta parte de “montar” el negocio es la más difícil y tediosa. Este paso será cuesta arriba, pero lo vas a lograr para ver tu negocio correr a toda velocidad.

On Point Accounting te va a ayudar a conquistar esta segunda fase de “montar” tu negocio. Más abajo en nuestro escrito, te guiamos con los pasos a completar a la hora de realizar esta parte del negocio.

Ya cumpliste a cabalidad con el primer paso de escoger la mejor estructura legal del negocio. Entre las estructuras legales ya escogiste una ideal para ti y las metas del negocio a corto y a largo plazo. Ya te conoces de principio a fin las repercusiones contributivas. Ahora…debes lanzarte a registrar y buscar los permisos en las agencias de gobierno. Algunas de las formas para registrarse y algunos de los permisos son los siguientes:

· Preparar el certificado de incorporación con el Departamento de Estado (aplica si has escogido la corporación como estructura legal para tu negocio)
· Obtener el Número de Identificación Patronal con el “Internal Revenue Service” o el IRS (aplica si has escogido la corporación como estructura legal para tu negocio ó si tiene usted empleados)
· Registrar el Número de Identificación Patronal otorgado por el IRS con el Departamento de Hacienda (aplica si has escogido la corporación como estructura legal para tu negocio)
· Solicitar tu Patente Municipal bajo el Municipio donde opera su negocio
· Solicitar con el Departamento de Salud tu Permiso de Sanidad
· Pedir la Inspección del Cuerpo de Bomberos y su permiso
· Una vez tengas contigo el Permiso de Sanidad y el Permiso de los Bomberos, deberás solicitar en la Administración de Reglas y Permisos (“ARPE”) tu Permiso de Uso
· Solicitar en la Corporación del Fondo del Seguro del Estado tu póliza de seguros (aplica si usted va a tener empleados)
· Solicitar el Número Patronal para El Desempleo y la Incapacidad en el Departamento del Trabajo (aplica si usted va a tener empleados).

El 1 de diciembre de 2009 se creó una nueva ley para reformar el proceso de permisos en Puerto Rico. Con esta nueva ley, se creó la Oficina de Gerencia de Permisos. Esta Oficina, promete agilizar las licencias, inspecciones y certificaciones de tu negocio. Aunque la ley ya está firmada, va a entrar en vigor el año próximo (ano 2011). En nuestro próximo blog, estaremos compartiendo con ustedes más detalles de esta nueva ley.

Recuerda, es importante que realices todos estos pasos para evitar cualquier multa o hasta el cirre temporero de tu negocio por incumplimiento de permisos.

Además de todos estos pasos, en On Point Accounting te recomendamos que abras una cuenta bancaria para uso exclusivo de tu negocio. Trata de no mezclar tus finanzas personales con las del negocio. A la hora de reconciliar la cuenta bancaria, es más fácil para ti y para tu contable pues ambos ya saben que todas esas transacciones se hicieron para el crecimiento y beneficio del negocio.

Recuerda, que con la información que On Point Accounting te irá proporcionando, tendrás las mejores herramientas para que tu negocio arranque con fuerza y despegue rápidamente.