Evite errores costosos | Artículo Periódico El Nuevo Día

El CPA Víctor Aledo tuvo la oportunidad de ser entrevistado por Marie Custodio Collazo. La señora Custodia es periodista para el Nuevo Día y el domingo pasado publicó este artículo en la sección de Negocios del periódico antes mencionado.

Esperamos este artículo le sea de ayuda en esta época de planillas.

Evite errores costosos

Por: Marie Custodio Collazo

Ya sea que sea que decida llenar usted mismo la planilla de contribución sobre ingreso de su negocio o que la lleve a un contable o preparador calificado, hay detalles a los que debe estar atento para evitar errores que le cuesten penalidades.

Víctor Aledo, gerente senior de consultoría contributiva de la firma Scherrer Hernández & Co., destacó que olvidarse de llevar una contabilidad adecuada durante el año es la causa principal de los errores en las planillas de personas que trabajan por su cuenta o dueños de pequeños negocios.

El contable señaló que si está llenando el documento por su cuenta, no debe olvidar incluir todas las hojas informativas de retención, ya sea la W-2 o la 480.6B. Explicó que según el empleador envía los datos al contribuyente, también los reporta al Departamento de Hacienda, por lo que si no están todas las hojas junto a la planilla, la agencia podría eliminar la retención si no se corrige, y aparecería como que no pagó por lo que usted estaría sujeto a intereses de 10% anual y recargos también de hasta 10%. Incluso, podría iniciar una investigación contributiva por no reportar todo el ingreso.

También apuntó que si subestima u obvia las contribuciones estimadas, que debe pagar cuatro veces al año, se arriesga a una penalidad de 10% del monto no pagado o 12% de la subestimación. Y si las pagó, mantenga la evidencia.

Mientras que si utiliza un profesional para preparar la planilla, es conveniente que tenga sus expedientes financieros al día. “No llegue con la caja de zapatos llena de recibos”, bromeó Aledo, y añadió que tampoco debe asumir que los estados de cuenta mensuales del banco son suficientes para detallar los gastos del negocio.

“El preparador va a trabajar con la información que le provea el cliente, y si no tiene una contabilidad organizada va a retrasar el proceso y le costará más”, recalcó.

Y el costo no será sólo el de llenar el documento, sino que al no tener archivos organizados el empresario hay mayor posibilidad que se clasifiquen mal o se omitan algunas partidas de gastos e ingresos, con lo que aumenta el riesgo de una investigación contributiva.

Aledo destacó que el preparador no puede distinguir entre los gastos personales y los del negocio, por lo que si el cliente llega con todos los recibos mezclados, podrían clasificarse de forma equivocada en la planilla. La consecuencia sería que ante una indagación, Hacienda podría imponer deficiencias por incumplimiento.

Sin embargo, el profesional mencionó que, a veces, el comerciante tiene la intención de llevar la contabilidad durante el año, pero le asigna la tarea a alguien con poco, o ningún, conocimiento sobre el tema.

“Si está mal para la planilla, también está mal para las representaciones a los bancos y no refleja la realidad financiera del negocio”, expresó el contador público autorizado.

Parece lógico, pero…

Aledo, quien durante tres años se desempeñó como secretario auxiliar de contribuciones en el Departamento de Hacienda, indicó que hay errores sencillos, que si no acarrean una penalidad, sí retrasan el procesamiento de la planilla.

Mencionó, por ejemplo, que es bastante frecuente que los contribuyentes olviden firmar las planillas, o incluir el número de seguro social propio o el número de identificación de la corporación. También alertó sobre los errores en las sumas por trasponer los números cuando los pasa de una página a otra.

En el caso de que esté utilizando un preparador, Aledo insistió en que el cliente debe seguir las instrucciones sobre la radicación, los pagos y algún otro detalle específico a su caso. “Si no se cumplen se arriesga a que se impongan intereses, recargos y penalidades por radicación tardía o por incumplir alguna condición especifica aplicable a su caso”, indicó.

Por su experiencia en Hacienda, Aledo enfatizó en que nunca debe pagar con un cheque sin fondos, pensando que la agencia se tardará en cobrarlo.

“Los cheques se cobran el mismo día, y más si es el 15 de abril”, puntualizó.